L'extrait kbis
L'extrait Kbis est un document officiel qui atteste de l'existence juridique d'une entreprise en France. Il s'agit en quelque sorte de la carte d'identité de l'entreprise, délivrée par le greffe du tribunal de commerce dont elle dépend. Il est indispensable pour effectuer de nombreuses démarches administratives et sert de preuve de l'immatriculation de l'entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Il regroupe l'ensemble des informations légales relatives à l'entreprise, telles que sa raison sociale, sa forme juridique, son adresse, son numéro SIREN, la date d'immatriculation, le code NAF, le montant du capital social, les noms des dirigeants ou encore l'existence de procédures en cours. Il est fréquemment demandé par les partenaires commerciaux, les fournisseurs, les banques ou encore les organismes publics pour s'assurer de la fiabilité de l'entreprise.
En tant que chef d'entreprise, il est essentiel de disposer d'un extrait Kbis à jour pour pouvoir justifier de la situation juridique de votre entreprise et ainsi faciliter vos démarches auprès des différentes instances. Cependant, cet extrait possède une durée de validité limitée, généralement fixée à 3 mois, car les données qu'il contient peuvent évoluer au fil du temps.
Il existe plusieurs façons d'obtenir un Kbis : en ligne, en vous rendant directement sur place, ou encore par courrier. Si vous optez pour cette dernière solution, cet article vous expliquera en détail comment procéder pour demander votre extrait et ainsi disposer de toutes les informations légales nécessaires pour mener à bien vos activités professionnelles.
Les documents nécessaires
Pour demander un extrait Kbis par voie postale, vous devrez fournir certains documents afin de faciliter la procédure :
- Rédigez une lettre explicative mentionnant clairement votre souhait d'obtenir un Kbis. Assurez-vous d'inclure vos coordonnées complètes pour que le greffe puisse vous contacter en cas de besoin. N'oubliez pas de préciser le nom complet de l'entreprise concernée, ainsi que son numéro SIREN ou SIRET.
- Le formulaire Cerfa n°11676*05 : ce formulaire, intitulé "Demande d'inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS)", est obligatoire pour toute demande d'extrait Kbis. Il est disponible sur le site officiel du Service Public et peut être imprimé. Veillez à le remplir soigneusement en suivant les instructions fournies.
- Le règlement des frais : cette demande implique des frais de traitement. Le montant varie en fonction du type d'extrait souhaité et du mode d'envoi choisi. Les tarifs sont généralement disponibles en ligne. Il vous faudra joindre un chèque, ou bien effectuer le paiement par virement.
- L'enveloppe pré-timbrée : pour recevoir le Kbis, il est nécessaire de joindre à votre demande une enveloppe pré-timbrée à vos nom et adresse. Cela permettra au greffe de vous expédier ce document sans frais supplémentaires. Assurez-vous d'affranchir correctement l'enveloppe.
Une fois rassemblés tous ces éléments, il ne vous reste plus qu'à adresser votre demande par voie postale. Veillez à bien vérifier l'adresse postale du greffe en question, qui peut être différente de son adresse physique. Le délai de traitement d'une telle demande est généralement compris entre 5 et 10 jours ouvrables.
Le contenu
Une fois rassemblées toutes les données nécessaires pour votre demande d'extrait Kbis, il est temps de rédiger votre courrier.
Commencez par indiquer vos coordonnées en haut à gauche de la page. Ensuite, écrivez la date à laquelle vous envoyez la lettre, suivie des coordonnées du tribunal de commerce compétent, également en haut à gauche de la page.
Dans l'objet, mentionnez clairement que vous demandez un Kbis pour l'entreprise concernée. Par exemple, écrivez "Objet : Demande d'extrait Kbis pour [nom de l'entreprise]". Vous pouvez également inclure le numéro SIREN de l'entreprise pour faciliter le traitement de votre demande.
Dans le corps de la lettre, expliquez brièvement pourquoi vous demandez un extrait Kbis. Par exemple, vous pouvez mentionner que vous êtes en train de conclure un contrat avec l'entreprise ou que vous avez besoin de vérifier certaines informations avant de prendre une décision commerciale.
Incluez ensuite les données suivantes :
- Le nom complet de l'entreprise
- Le numéro SIREN
- L'adresse du siège social
- La forme juridique de l'entreprise
- Le cas échéant, le nom du représentant légal de l'entreprise
Vérifiez attentivement que toutes les informations nécessaires sont inscrites.
Imprimez la lettre et signez-la à la main. Placez-la dans une enveloppe et écrivez l'adresse du greffe du tribunal de commerce compétent sur l'enveloppe. N'oubliez pas d'inclure votre propre adresse au dos de l'enveloppe.
Avant d'envoyer le courrier, assurez-vous d'inclure un chèque du montant requis pour la délivrance de l'extrait. Renseignez-vous sur le site pour connaître le montant exact et l'ordre du chèque.
Enfin, postez votre lettre en utilisant un service d'envoi postal approprié. Vous pouvez choisir un envoi simple ou en lettre recommandée avec accusé de réception, selon vos préférences et votre besoin de preuve d'envoi.
Vous recevrez ensuite votre extrait Kbis à l'adresse que vous avez indiquée. Le délai de traitement peut varier, mais il est généralement compris entre quelques jours et deux semaines. Si vous n'avez pas reçu votre extrait Kbis dans ce délai, n'hésitez pas à contacter le greffe pour vérifier l'état de votre demande.
Les frais associés
Lorsque vous effectuez une requête par courrier, il est important de prendre en compte les frais associés et les délais d'obtention, qui peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que le mode d'envoi choisi, et le volume de demandes en cours de traitement.
Concernant les frais associés, sachez que cette requête n'est pas gratuite. En effet, le coût de l'extrait Kbis est fixé par la réglementation en vigueur et est susceptible d'être révisé chaque année. Pour l'année 2021, le coût d'un extrait Kbis en version papier est de 4,05 euros, auquel il faut ajouter 1 euro pour un envoi en France métropolitaine et 2,50 euros pour un envoi à l'étranger. Le règlement de ces frais doit être effectué par chèque bancaire à l'ordre du greffe du tribunal de commerce concerné.
Il est également possible de demander un extrait Kbis électronique, pour un coût légèrement inférieur à la version papier. Dans ce cas, un code d'accès sécurisé vous sera transmis par courriel pour télécharger le document en ligne. Le coût de cette version électronique est de 3,12 euros pour l'année 2021.
En ce qui concerne les délais d'obtention, il est généralement recommandé de compter entre 5 et 10 jours ouvrés pour recevoir votre extrait Kbis. Toutefois, ce dernier peut varier en fonction des délais postaux. Il est donc préférable de prendre en compte cette durée lors de la planification de vos démarches. Si vous avez besoin d'obtenir rapidement un extrait Kbis, il est recommandé de privilégier la demande en ligne sur le site Infogreffe.
Alternatives à la requête par voie postale
Bien que la demande d'extrait Kbis par voie postale soit une option viable, il existe des alternatives plus pratiques pour obtenir ce document. La démarche en ligne et la demande sur place sont deux options à considérer si vous souhaitez gagner du tempsl.
a) La demande d'extrait Kbis en ligne
Cette requête est une solution rapide. Le site officiel du registre du commerce et des sociétés propose un service de commande en ligne qui permet de recevoir l'extrait Kbis en version électronique ou par voie postale. Pour ce faire, il suffit de se rendre sur le site d'Infogreffe, de rechercher l'entreprise concernée, et de suivre les instructions pour commander l'extrait Kbis. Le paiement se fait généralement par carte bancaire. Une fois la demande validée, l'extrait Kbis électronique est généralement disponible dans un délai de quelques heures, tandis que la version papier est envoyée sous quelques jours.
b) La demande sur place
Si vous préférez vous déplacer, il est possible de demander un extrait Kbis directement au tribunal de commerce dont dépend l'entreprise concernée. Pour cela, munissez-vous des informations nécessaires et adressez-vous au guichet du greffe. Le paiement se fait sur place, généralement en espèces, par chèque ou carte bancaire. L'avantage de cette méthode est que vous repartez immédiatement avec l'extrait Kbis en main, sans avoir à attendre un délai de traitement ou d'envoi postal.
En conclusion, la demande d'extrait Kbis par voie postale est une option qui peut convenir à certaines personnes, notamment celles qui ne sont pas à l'aise avec les démarches en ligne ou qui ne peuvent pas se déplacer. Toutefois, il est important de noter que les alternatives en ligne et sur place offrent des avantages considérables en termes de rapidité. Chacun peut donc choisir la méthode qui lui convient le mieux en fonction de ses besoins, de ses contraintes et de ses préférences.