Introduction au kbis et son importance directe envers les associations
Le KBIS, aussi connu sous le nom d'extrait K bis, est un document officiel attestant de sa,validité juridique et de l'identité d'une entreprise française. Il est délivré par le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et constitue un élément essentiel.
Mais qu'en est-il des associations ? Ont-elles également besoin de ce document ? Nous allons explorer la définition du KBIS, son importance pour les coopérations et comment l'obtenir.
Document précieux pour les sociétés, il sert à prouver leur existence légale et de leur inscription auprès du RCS. Il contient des données importantes telles que :
- la dénomination
- le jour de la création
- l'adresse de l'entreprise
- le capital financier
- le chiffre SIREN et SIRET
- le code APE
- la forme juridique
- la durée et la mention d'éventuelles procédures collectives
Partenaires commerciaux, clients, fournisseurs et autres acteurs économiques, le KBIS est indispensable afin de vérifier la légitimité d'une société et établir des contrats en toute confiance.
Les coopératives, quant à elles, sont régies par la directive de 1901 en France, qui est différente du statut des établissements commerciaux. Elles n'ont donc pas les mêmes obligations vis-à-vis du Registre du Commerce et des Sociétés. Cependant, certaines associations peuvent avoir besoin d'un KBIS dans certaines situations, notamment si elles doivent effectuer des démarches administratives, financières ou commerciales.
Par exemple, une coopérative souhaitant ouvrir un compte bancaire, obtenir des subventions, louer un local ou conclure un partenariat avec une entreprise peut être amenée à fournir un extrait pour prouver son existence légale et sa capacité à s'engager juridiquement.
Bien qu'elles ne soient pas tenues de s'y inscrire, elles peuvent le faire volontairement pour obtenir un KBIS. Cette manoeuvre est particulièrement utile en ce qui concerne les coopératives ayant une finalité économique comme la vente de produits ou la prestation de services, en complément de leur finalité. L'inscription leur permet de bénéficier d'une reconnaissance légale et d'une meilleure visibilité pour d'éventuels partenariats, et cela facilite leurs opérations administratives et commerciales.
Pour terminer, l'extrait Kbis concerne les associations souhaitant prouver leur existence légale et leur capacité à s'engager juridiquement. Bien qu'elles ne soient pas tenues de s'inscrire au RCS, elles peuvent le faire volontairement pour obtenir le fameux extrait. Dans les prochains paragraphes, nous verrons comment obtenir l'obtenir en tant que coopérative et les manoeuvres à réaliser pour s'inscrire.
Les différents éléments constituant un KBIS d'association
Tout comme celui d'une société, le Kbis fournit des données essentielles et officielles sur l'organisation. Il constitue en quelque sorte le matricule de l'organisme et permet d'attester de sa création. Voici les principaux éléments que l'on retrouve sur un KBIS de coopératives :
a. Les données générales
Les informations générales incluent :
- le nom
- son sigle
- la forme canonique (association loi 1901, association loi 1908, etc.)
- sa finalité
- son adresse
Ces données sont essentielles pour identifier la coopérative et en connaître les grandes lignes.
b. Le numéro SIREN et le code APE
Le Système d'Identification du Répertoire des ENtreprises est un identifiant unique attribué à chaque coopérative lors de son entrée au répertoire SIRENE de l'INSEE. Composé de 9 chiffres, il permet d'identifier de manière univoque.
Le code Activité Principale Exercée est quant à lui un code attribué par l'INSEE permettant de décrire la finalité principale, selon la nomenclature NAF (Nomenclature d'Activités Française).
c. La création et l'ancienneté
Les extraits kbis mentionnent également la date de création de l'organisme, correspondant généralement au moment de déclaration en préfecture. L'ancienneté, elle, est calculée à partir de cette date, et permet d'évaluer son expérience et sa pérennité.
d. Les organes dirigeants
Les extraits indiquent les noms, prénoms et fonctions des dirigeants du conseil d'administration. Ces renseignements permettent d'identifier les personnes en charge de la gestion et de la représentation de l'organisme.
e. Les données relatives aux établissements
Si plusieurs établissements sont à disposition, les extraits mentionnent le nombre d'établissements secondaires et leur adresse. Ils peuvent également inclure des données sur le régime d'assujettissement à la TVA et les éventuelles autorisations administratives nécessaires à la finalité de l'association.
f. Les mentions relatives aux procédures collectives
Les extraits spécialisés indiquent si l'organisation est en cours de procédure collective (redressement judiciaire, liquidation judiciaire, etc.) ou si elle en est sortie récemment. Ces renseignements cruciaux permettent d'évaluer la santé financière et les risques associés à une collaboration.
En fin de compte, le KBIS d'une association est l'étape clé permettant d'attester de sa nature légale et de connaître ses principales caractéristiques. Il est donc indispensable pour toute personne souhaitant nouer des relations avec une coopérative, qu'il s'agisse d'une collaboration d'une subvention ou d'un simple échange d'informations.
L'obtention du KBIS : la procédure
Il s'agit d'une étape étant relativement simple et similaire à celle d'une société classique. Voici les différentes opérations à suivre pour obtenir le précieux sésame attestant de la matérialité juridique de votre organisme.
a. Identification au RCS
La première phase pour obtenir un extrait pour votre coopérative est de l'identifier. C'est obligatoire pour les associations exerçant une finalité économique à titre principal et qui sont soumises à l'impôt sur les sociétés. Pour ce faire, vous devez réunir les documents suivants :
- Les statuts, signés par les membres fondateurs
- Le procès-verbal de l'assemblée générale constitutive, mentionnant la nomination des dirigeants
- La déclaration en préfecture et le récépissé de déclaration
- Le formulaire M0 (déclaration de création d'une personne morale)
Une fois rassemblés, vous devez transmettre les pièces justificatives au Centre de Formalités des Entreprises compétent, généralement la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) territoriale. Le CFE se chargera ensuite de transmettre votre dossier au greffe du Tribunal de Commerce, qui procédera à l'immatriculation de votre association.
b. Demande de l'extrait
Une fois immatriculée, vous pouvez demander votre Kbis. Plusieurs options s'offrent à vous :
- Vous rendre directement à l'instance compétente et effectuer votre demande sur place. Vous l'obtiendrez immédiatement.
- Envoyer votre demande par courrier au greffe du Tribunal de Commerce, en précisant la dénomination sociale, son identifiant SIREN et en joignant un chèque du montant des frais de délivrance du Kbis (environ 3 à 4 euros).
- Effectuer votre demande en ligne sur le site infogreffe.fr, en renseignant les données requises et en payant les frais par carte bancaire. Le KBIS vous sera ensuite délivré par voie électronique, sous forme d'un fichier PDF.
c. Mise à jour et renouvellement
Il est important de noter que la validité s'élève à 3 mois. Passé ce délai, il est considéré comme obsolète et doit être renouvelé. De plus, si des modifications statutaires ont lieu au sein de votre organisme (changement d'adresse, de dirigeants, etc.), n'oubliez pas de les déclarer au RCS afin que votre extrait soit à jour.
Enfin, le gain d'un extrait Kbis en lien avec une coopérative passe par l'identification de cette dernière et par la demande auprès du greffe du tribunal compétent. Cela atteste de la validité administrative de l'association, est essentiel pour effectuer diverses opération.
L'avantage et l'utilité du KBIS pour les organismes
Le KBIS est essentiel pour les coopératives ayant la qualité de commerçant, car il lui confère une identité admnistrative et une reconnaissance auprès des organismes publiques et des partenaires. Voici quelques-uns des avantages et des utilités du KBIS pour les associations.
a) Une preuve de validité canonique
Le Kbis est la preuve officielle administrative d'une association ayant la capacité commerciale. Il atteste de l'inscription de l'association au RCS et contient toutes les renseignements nécessaires pour l'identifier. Ainsi, il permet de prouver l'authenticité de la coopérative auprès des tiers et des autorités compétentes
b) L'accès aux services bancaires et aux financements
Les associations inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés peuvent bénéficier de l'accès aux services bancaires spécifiques aux établissements et aux commerçants. Cela inclut la possibilité d'ouvrir un compte bancaire professionnel, de demander des financements auprès des banques et des organismes de crédit, et de bénéficier de services tels que la gestion des paiements et des transactions financières.
c) La possibilité de conclure des contrats commerciaux
Grâce au KBIS, les associations ayant la qualité de commerçant peuvent conclure des actes commerciaux avec leurs partenaires, fournisseurs et clients. En effet, le Kbis leur donne la responsabilité de s'engager dans des relations d'affaires et de conclure des accords commerciaux en leur nom propre. Cela peut être particulièrement utile concernant celles qui souhaitent développer des actions lucratives afin de financer leurs projets associatifs.
d) La participation aux appels d'offres publics
Il s'agit d'une pièce primordiale pour les organismes souhaitant répondre aux appels d'offres publics et obtenir des marchés publics. En effet, les administrations et les collectivités territoriales exigent souvent la présentation d'un extrait Kbis afin vérifier le pouvoir juridique et financier des sociétés et des coopératives qui soumissionnent pour des marchés publics.
e) Une meilleure visibilité et crédibilité
Enfin pour conclure, cela confère également aux associations une meilleure visibilité et crédibilité pour leurs partenariats, clients et fournisseurs, ainsi qu'auprès des autorités compétentes. Les registres témoignent en effet de la transparence et de la régularité des buts commerciaux de l'organisme, et permet de rassurer les partenaires et les tiers sur la fiabilité et la pérennité de l'établissement en tant qu'entité commerciale.
Les différences entre l'article d'une association et celui d'une entreprise
Notons que dans le cas d'une coopérative et d'une société, les situations présentent des différences significatives en raison de la nature administrative distincte de ces deux structures. Ces différences se reflètent notamment dans les données contenues dans le Kbis et les procédures d'obtention.
Tout d'abord, le cas d'une association, cela diffère de celui d'une société en raison des spécificités propres à chaque statut. Alors que le KBIS d'une entreprise mentionne des informations telles que :
- la dénomination sociale
- l'adresse de la société
- le numéro SIREN
- le code NAF
- le montant du capital financier
- le statut (SARL, SAS, etc.)
Le document d'une organisation à but non lucratif comprend des renseignements propres à ce cas de figure :
- le nom
- l'adresse de l'organisme
- le numéro RNA
- la date de déclaration en préfecture
- le but de l'établissement et les noms et prénoms des dirigeants.
Ensuite, l'opération d'obtention du KBIS est également distincte selon les deux cas. Un établissement à objectif lucratif, la demande se fait auprès du greffe du tribunal de commerce, alors que, un établissement à objectif non-lucratif, elle doit être effectuée auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture du département où se trouve l'association. Il est également possible de faire la demande en ligne sur le site "service-public.fr" concernant les coopératives.
De plus, le coût d'obtention varie selon la nature et la finalité de l'établissement. Généralement, les frais de délivrance d'un KBIS concernant une entreprise sont compris entre 3 et 5 euros, tandis qu'une association, l'obtention est souvent gratuite. Cependant, certaines préfectures peuvent appliquer des frais minimes en lien à la délivrance du registre.
Il est également important de souligner que seules les établissements ayant choisi le statut d'association déclarée et ayant procédé à leur entrée au répertoire national des RNA peuvent obtenir un extrait. Les organismes non déclarées, de fait, n'ont pas la possibilité d'obtenir cet extrait.
En conclusion, ces différences sont principalement liées aux spécificités propres à chaque raison juridique et se manifestent tant au niveau des données contenues dans le registre que des modalités d'obtention et des coûts associés.
Questions fréquentes et erreurs à éviter lors de la demande de kbis pour une association
Lors de la demande de KBIS, certaines questions reviennent fréquemment et certaines erreurs peuvent être commises. Nous allons aborder ici les principales questions et les erreurs à éviter afin de faciliter l'opération.
a. Quelle est la durée de validité d'un extrait en lien avec une coopérative ?
La durée de validité n'est pas fixe. En effet, il est considéré comme valide tant que les renseignements qu'il contient sont à jour. Cependant, certaines administrations ou organismes peuvent exiger un extrait récent, généralement datant de moins de 3 mois. Il est donc important de vérifier auprès de l'entité concernée quelles sont ses exigences en termes de délais de délivrance de l'extrait.
b. Est-il possible faire une demande avec une entité en cours de création ?
Malheureusement, il n'est pas possible de demander un KBIS tant que l'identification n'est pas réalisée. Cette dernière est un préalable obligatoire avant l'obtention du contrat. Il convient donc d'attendre la finalisation de l'identification afin de pouvoir en faire la demande.
c. Comment corriger une erreur, est-ce possible ?
Si vous constatez une erreur sur l'extrait KBIS de votre association, il est important de la signaler à la juridiction compétente. Vous devrez fournir les justificatifs nécessaires afin de prouver l'erreur et demander sa rectification. Une fois les modifications effectuées, vous pourrez demander un nouvel exemplaire pour votre établissement.
d. Les trois erreurs à éviter lors de votre demande
- Ne pas vérifier l'exactitude des données fournies : assurez-vous que tous les renseignements fournis lors de l'identification sont exactes et à jour. Toute erreur peut entraîner des complications lors de la demande de KBIS.
- Ne pas demander le KBIS au bon endroit : afin d'obtenir un exemplaire, il faut s'adresser soit au greffe du tribunal de commerce compétent, soit passer par un service en ligne agréé. Il ne faut pas se fier à des sites non officiels qui pourraient vous faire payer des frais inutiles.
- Oublier la mise à jour en cas de changement : si des modifications surviennent au sein de l'entité (changement d'adresse, de dirigeants, etc.), c'est une obligation de les déclarer au RCS. Un extrait KBIS à jour est un gage de sérieux pour les partenaires.
Pour conclure, assurez-vous d'avoir réalisé l'identification à la juridiction compétente, vérifiez l'exactitude des données fournies et adressez-vous au bon interlocuteur. En évitant ces erreurs et en étant attentif aux questions fréquentes, l'ensemble de l'opération sera facilitée et votre organisme disposera d'un exemplaire officiel attestant de sa naissance et de sa conformité